Biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması: faydalar və perspektivlər
Müəssisənin kompleks avtomatlaşdırılması özündə aşağıdakı elementləri birləşdirir: istehsalatın avtomatlaşdırılması, ehtiyatların idarə edilməsinin avtomatlaşdırılması, ticarətin avtomatlaşdırılması, müştərilər ilə münasibətlərin avtomatlaşdırılması (CRM), xidmətin avtomatlaşdırılması. Daha sonra biz biznesdə avtomatlaşdırılma sistemlərinin seçilmə xüsusiyyətləri və onların tətbiq edilməsi üçün xidmətlər göstərən şirkətlər barədə danışacağıq.
Tətbiqinə göstərişlər
“Bütün dünyada iş prosesinin avtomatlaşdırılması prosesi şirkətlərin fəaliyyətinin əsas şərti hesab edildiyi halda Azərbaycanda bu proses hələ yenicə hərəkətə başlayıb. Bu gün yerli müəssisələrdə idarəetmənin avtomatlaşdırılmasına daha çox diqqət ayrılır, amma, Azərbaycanda belə sistemlərə daha çox bank sektorunda, dövlət strukturları və müəssisələrində ehtiyac var”. Bununla bərabər, Oracle Azerbaijan şirkətinin avtomatlaşdırma sistemlərinin satışı üzrə meneceri sözlərinə görə, onların məhsullarına bank sektorundan başqa telekommunikasiya strukturlarında da böyük tələbat var. Biznesin avtomatlaşdırılmasına yönəlmiş informasiya sistemlərinə ERP (Enterprise Resource Planning System – müəsisənin resurslarının planlaşdırılması sistemi), CRM (Customer Relationship Management – müştərilərlə münasibətlərin idarə edilməsi) və s. şirkətlər aiddir. Müəssisənin idarə edilməsi üçün avtomatlaşdırılma sisteminin (MİAS) seçilməsi çox ciddi məsuliyyət tələb edən işdir. Bunun bir neçə səbəbi var. Birinci, MİAS adətən kifayət qədər uzun müddət üçün əldə edilir. MİAS-ın orta “ömrü” – 10 ilə yaxındır, amma bəzən bu da son olmur – bir çox şirkətlərdə daha çox iş “stajı” olan sistemlərdən də istifadə olunur, doğrudur, bu zaman ərzində sistem yeni imkanlarla zənginləşdirilir. İkincisi, avtomatlaşdırma sisteminin gözlənilən effekti verməsi üçün, onun verilən müəssisənin imkanlarına, inkişaf səviyyəsinə və s. uyğun olması vacibdir.Nəhayət, orta və böyük müəssisələr üçün MİAS-ın qiyməti elə də az deyil.Başqa sözlə, MİAS-ın seçilməsi zamanı edilən səhv baha başa gələ bilər.
ERP- sistemləri
ERP (Enterprise Resource Planning) abreviaturasını “müəssisə resurslarının planlaşdırılması sistemi” kimi tərcümə etmək qəbul edilmişdir. Lakin bu tərcümə bu sinifdən olan avtomatlaşdırma sistemlərinin imkanları və miqyası haqqında tam təsəvvür yaratmır. “İstənilən ERP-sistemi hər şeydən əvvəl müəssisənin idarə olunmasının effektivliyini və keyfiyyətini artırmaq üçün alət olub, bütün səviyyələr üzrə rəhbərlərə öz hissləri əsasında yox, avtomatik işlənmiş aktual və mötəbər informasiya əsasında strateji və taktiki qərarlar qəbul etməyə imkan verir –ERP-sistemləri – bu istifadəyə hazır olan tamamlanmış proqram deyil. Bu daha çox səciyyəvi xüsusiyyətləri çeviklik və modul konstruksiya olan biznes-platformasıdır. Bu MİAS təchizatçılarına, tətbiq edilən sistemi sifarişçinin konkret sahəsinin və biznesinin xüsusiyyətlərinə uyğunlaşdırmağa, sifarişçiyə isə sistemin yalnız ona lazım olan komponentlərini (modullarını) almağa və onları mərhələlərlə tətbiq etməyə imkan verir”.Bundan başqa, ERP-sistemlərinin təchizatçıları tez-tez müəyyən sahələrə aid olan müəssisələrin tələbatına cavab verən funksiyalar və modullar əlavə edilmiş qərarlar paketləri təklif edir. Böyük istehsalçıların tam funksional ERP-sistemlərinə aşağıdakı modullar daxildir:
fəaliyyətin effektivliyinin idarə olunması – idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün biznes-analiz vasitələri və digər modulların məlumatlarının konsolidasiyası;
maliyyə – daxili və xarici pul axınının və aktivlərin idarə olunması, köçürmələrin işlənməsi, vergi öhdəliklərinin hesabatı, ayrı-ayrı bölmələrin fəaliyyətlərinin göstəriciləri;
istehsalat – istehsalat proseslərinin optimallaşdırılması və idarə edilməsi, ehtiyatların idarə edilməsi;
material axınının idarə edilməsi – tələbatın planlaşdırılması, ehtiyatların optimallaşdırılması, istehsalat və təchizat zəncirinin planlaşdırılması, əlçatanlığın yoxlanılması;
layihələrin idarə edilməsi;
Heyətin idarə edilməsi – bonus və əmək haqqının hesablanması, işçi heyətin ixtisasının artırılması, keçici məlumatların idarə edilməsi, işəmuzd əmək haqları və s.
müştərilərlə qarşılıqlı münasibətlərin idarə edilməsi – satışlar və müştərilər haqqında vacib informasiyaların toplanması və işlənməsi;
məntiqlilik – təchizat zəncirinin idarə edilməsi;
istismar prosesinin idarə edilməsi;
əsas vasitələrin idarə edilməsi;
elektron kommersiya (ERP-sistemlərinin təzə versiyaları RFID radioidentifikasiya texnologiyalarını dəstəkləyir).
Avtomatlaşdırmaya hazır!
Müəssisənin ehtiyaclarının analizi və sistemin funksionallığının tələblərin formalaşdırılması zamanı müəssisənin avtomatlaşdırmaya hazırlıq səviyyəsinə diqqət etmək lazımdır.Bu zaman ağıllı yanaşma lazımdır, zahiri etibarlılığa ehtiyac yoxdur. Əgər sistem işləyir, vəsait xərcləyir və nəticədə qazanırsa, onda etibarlıdır. Əgər alınandan sonra bir az istifadə edib, gələcəkdə istifadə etmək üçün rəfə qoyulursa, bu artıq etibarlı deyil. Əgər müəssisənin kompleks avtomatlaşdırma üzrə praktiki təcrübəsi yoxdursa, yaxud bu yolun başlanğıcındadırsa, əgər idarəetmənin və istehsalat prosesinin təşkilində bir çox problemləri varsa, onda bütün bunlar hökmən nəzərə alınmalıdır. Müəssisənin avtomatlaşdırmaya hazırlıq dərəcəsinin qiymətləndirilməsi zamanı konsaltinq şirkətləri belə mütəxəssis qismində çıxış edirlər.
Nəticə
Böyük və orta müəssisələr üçün avtomatlaşdırma sistemləri elə məhsullara aid edilir ki, onlar üçün xidmət və müşayiət keyfiyyəti zaman keçdikcə ön plana çıxır. MİAS-i seçərkən funksionallıq baxımından kompromisə getmək olar, amma xidmətin və müşayiətin tamlığı və keyfiyyəti baxımından güzəştə getmək olmaz. Yuxarıda baxılan meyarlar bütün seçim parametrlərini bütövlükdə əhatə etmir. Amma bu meyarlar bir sıra əsas, vacib məqamları əhatə edir.
http://www.biznesinfo.az/observer/dossier/params/ln/az/article/85361
Müəssisədə biznes proseslərin avtomatlaşdırılması
İstənilən şirkətin uğuru daimi idarəetmə nəzarəti və biznesin aydın mənzərəsindən asılıdır. Bunun üçün vahid informasiya məkanı, biznes proseslərin idarə olunmasını təmin etmək və hər bir əməkdaşa zəruri və aktual informasiya təqdim etmək lazmdır. Bu məsələni biznesin kompleks avtomatlaşdırılması yolu ilə həll etmək mümkündür. Belə bir informasiya sisteminin yaradılması müəssisənin bütün istiqamətlərini səmərəli şəkildə idarə etməyə, ona vahid orqanizm kimi işləməyə şərait yaradır.
Yüz ölç, bir biç
Müəssisənin kompleks şəkildə avtomatlaşdırılması özündə istehsalatın, ehtiyatların idarə edilməsinin, ticarətin, müştərilərlə münasibətlərin (CRM), servisin avtomatlaşdırılması kimi elementləri birləşdirir. Müəssisənin avtomatlışdırılması sisteminin seçimi məsuliyyət tələb edən işdir.
Birincisi, belə sistem uzun müddətə əldə edilir (onun orta müddəti 10 ildir, amma bu son hədd deyil. Bir çox şirkətlərdə belə sistem daha uzun müddətə istismar olunur, amma, sözsüz ki, bu zaman ərzində sistemə yeni imkanlar da əlavə olunur). İkincisi, sistemin gözlənilən səmərəni verməsi üçün o həmin müəssisəyə uyğun olmalıdır. Yəni onun imkanlarına, inkişaf səviyyəsinə və s. xüsusiyyətlərinə cavab verməlidir. Nəhayət, böyük və orta şirkətlər üçün belə sistemin qiyməti heç də aşağı olmur və orta hesabla 50 mindən 1 milyon manatadək dəyişir. Ona görə də sistemin seçilməsində buraxılan səhv baha başa gələ bilər.
Hazırda yerli müəssisələr idarəetmənin avtomatlaşdırılmasına daha çox diqqət ayırmağa başlayıb. Azərbaycanda belə sistemlərə əsasən bank sektorunda, dövlət strukturlarında və telekommunikasiya şirkətlərində tələbat yüksəkdir.
Biznesin avtomatlaşdırılmasına yönələn informasiya sistemlərindən ERP (Enterprise Resource Planning System – müəssisənin resurslarının planlaşdırılması sistemi), CRM (Customer Relationship Management – müştərilərlə münasibətlərin idarə edilməsi) və s. kimi sistemləri misal çəkmək olar.
Belə sistemlərin hazırlanması sahəsində ixtisaslaşan ən tanınmış vendorlardan SAP, Microsoft, Oracle, 1C şirkətlərini göstərmək mümkündür.
ERP sistemləri
İstənilən ERP sistem ilk növbədə müəssisənin idarə edilməsinin səmərəliliyini və keyfiyyətini artırmaq vasitəsidir. Bu sistem müəssisə rəhbərliyinə qərarları hisslərinə əsaslanaraq deyil, avtomatik şəkildə hasil olunan aktual və dürüst informasiya əsasında qəbul etməyə imkan yaradır, – ERP sistmləri istifadəyə hazır olan natamam proqram məhsuludur. Daha dəqiq desək, bu, səciyyəvi xüsusiyyətləri çeviklik və modul konstruksiyası olan biznes platformasıdır. Bu, sistem inteqratoru olan şirkətlərə tətbiq edilən sistemi sifarişçinin konkret fəaliyyət sahəsi və biznesinə uyğunlaşdırmağa imkan verir, sifarişçi isə yalnız ona lazım olan komponentləri almaqla onları mərhələli şəkildə tətbiq edir.
Son vaxtlar müəssisənin ayrı-ayrı sahələrini avtomatlaşdıran xüsusiləşmiş sistemlər populyardır. Məsələn, təchizat zəncirinin idarə edilməsi (SCM), müştərilərlə münasibətlərin idarə edilməsi (CRM), personalın idarə edilməsi, əsas vəsaitlər və təmir işlərinin idarə edilməsi (TOiP), sənəd dövriyyəsinin idarə edilməsi və s.
Avtomatlaşdırmaya hazıram!
Avtomatlaşdırma layihəsinə çəkilən xərclərdə proqram təminatının lisenziyasını əldə etmək üçün ödənilən vəsaitin payı bütün xərclərin ən azı dörddə birini təşkil edə bilər. Digər xərclər konsaltinqə, sistemin tətbiqinə, personalın təliminə yönəlir. ERP sistemlərin uğurlu tətbiqinin əsas göstəricilərindən biri kimi mütəxəssislər, maliyyə göstəricilərinin yaxşılaşması ilə yanaşı, şirkətin strukturunun idarə edilməsinin optimallaşdırılmasını göstərirlər.
ERP sistemin tətbiqinə sərf olunan vaxta gəldikdə isə, müəyyən vaxt qoymaq (həmçinin qiymət müəyyənləşdirmək) həm düzgün olmazdı, həm də bu mümkün deyil. Çünki bu proses çox fərdi səciyyə daşıyır və resurslar və müəssisənin böyüklüyü, onun infrastrukturu, konsaltinq şirkətinin imkanları kimi bir çox amillərdən asılıdır.
SAP şirkətinin Azərbaycanda regional ofisinin nümayəndəsi fikrincə, əgər şirkətin kompleks avtomatlaşdırma sahəsində təcrübəsi yoxdursa və ya şirkət bu yolun başlanğıcındadırsa yaxud istehsalat prosesinin təşkili və idarə edilməsində çoxlu problemlər mövcuddursa, bunları mütləq nəzərə almaq lazımdır. Şirkətin avtomatlaşdırılmasına hazır olub olmamasını konsaltinq şirkətləri qiymətləndirir. Müəssisənin biznes proseslərinin auditini və avtomatlaşdırılmaya hazırlığını daxili imkanlar hesabına da müəyyən etmək olar. Bu işə kənar təşkilatların cəlb edilməsinin müsbət cəhəti odur ki, müəssisənin işinə yeni baxış mövcud olur. Bundan əlavə onlar müəyyən xoşagəlməz məqamların gizlədliməsində də maraqlı olmurlar. Nəhayət (bu çox vacibdir), bir çox müəssisələrlə təcrübənin və hazır metodikanın olması belə təşkilatlara işin hələ ilk mərhələsində mənfi prosesləri üzə çıxarmağa, obyektivliyi və səmərəliliyini sübut etmiş tövsiyələr verməyə şərait yaradır.
2010-cu ildə «Ekspert» jurnalı tərəfindən aparılan tədqiqatlar göstərdi ki, müəssisələrin avtomatlaşdırılması ilə bağlı sistemlərin tətbiqində əsas uğursuzluq (ən azı 69%) şirkətlərin müasir informasiya sistemlərinin tətbiqinə hazır olmaması ilə bağlıdır (şrkətlərin hazır olmaması – 12%, layihənin dəqiq məqsədlərinin olmaması – 17%, rəhbərliyin layihəyə diqqətsizliyi – 40%).
Burada aydın baxış olmalıdır və bunu prestij naminə etmək düzgün deyil. Prestijlik o vaxt vacibdir ki, böyük vəsait sərf etdiyiniz sistem səmərəli işləyir və xeyir verir. Amma alıb bir az istifadə etdikdən sonra kənara atırsınızsa, bu heç də prestij gətirmir.
Son məqsəd səmərədir
Böyük və orta müəssisələr üçün sistemlər o məhsul növlərinə aiddir ki, onların servisi məsələsi tədricən ön plana çıxır. Belə sistem seçərkən funksionallıq ilə bağlı güzəştə getmək olsa da bunu servisin keyfiyyəti və əhatəliliyilə bağlı etmək məsləhət deyil. ERP sistemin uğurlu tətbiqi kimi Azərbaycan iqtisadiyyatı üçün vacib olan SOCAR şirkətini misal çəkmək olar. Bu şirkətin bölmələrinin avtomatlaşdırılması ilə SAP şirkəti məşğul olub. «Layihənin unikallığı vəzifələrin miqyası və müxtəlifliyindədir, – deyə SAP şirkətinin Azərbaycanda regional ofisinin nümayəndəsi Bahadur İbrahimov qeyd edir. – 160-a yaxın istehsalat vahidini özündə birləşdirən ARDNŞ üçün SAP ERP bazası əsasında kompleks işlər görülüb. Bu da şirkətə nəinki istehsalat sahəsi, maliyyə və logistikadakı işləri səmərəli idarə etməyə, həm də risklərin və kənar tələblərə uyğunlaşmanın, personalın (ARDNŞ-ın yalnız istehsalat sahəsində 70 000 nəfər çalışır) idarə edilməsi kimi vacib tapşırıqların öhdəsindən gəlməyə imkan verir.
SAP sistemləri hazırda ARDNŞ-ın müxtəlif bölmələrində 3000 iş yerini əhatə edir. Demək olar, bütün tranzaksiyalar real zaman rejimində həyata keçirilir. Hesabat dövrlərinin bağlanma müddətləri dörd dəfə azalıb. SAP həllərinin tətbiqi nəticəsində ARDNŞ sərmayə cəlbediciliyini artırıb, vahid hesabdarlığın əldə edilməsinə çəkilən xərcləri azaldıb, informasiya axınının idarə edilməsi və təhlükəsizliyinin təmin olunması səviyyəsini artırıb, biznes proseslərini təkmilləşdirib».
Uyğun avtomatlaşdırma sistemini tapmaq elə də asan iş deyil. Qərbdə korporativ idarəetmə sisteminin seçiminə adətən 6-9 ay sərf olunur. Nəzərdən keçirilən parametrlər, əlbəttə ki, seçim edərkən üzə çıxa biləcək bütün amilləri əhatə etmir. Sadəcə bunlar nəzərə alınmalı olan əsas və vacib məqamları göstərir.